E-ticaret, günümüzde giderek daha fazla tüketicinin tercih ettiği bir alışveriş yöntemi haline gelmiştir. Ancak, bir e-ticaret işletmesi yönetirken dikkate almanız gereken bir dizi yasal zorunluluk vardır. Bu zorunluluklardan biri de çeşitli sözleşmelerin hazırlanmasıdır. İşte e-ticaret sitelerinde bulunması gereken temel sözleşmeler:
1. Ön Bilgilendirme Formu
Tüketici ile mesafeli satış işlemi öncesinde sunulan ön bilgilendirme formu, satış sözleşmesinin önemli hükümlerini içeren bir belgedir. Bu form, ödeme detayları, teslimat şartları, ürün veya hizmet ayrıntıları ve cayma hakkı gibi konuları kapsar. Ön bilgilendirme formunun temel amacı, tüketicinin satın alma kararı vermeden önce kapsamlı bir şekilde bilgilendirilmesini sağlamak ve böylece bilinçli bir tercih yapmasına olanak tanıyarak tüketici haklarını korumaktır.
2. Kullanıcı Sözleşmesi (Terms of Service)
Kullanıcı sözleşmesi, e-ticaret sitenizin kullanıcıları ile aranızdaki ilişkiyi düzenleyen temel bir belgedir. Bu sözleşme, kullanıcıların sitenizi nasıl kullanabilecekleri, alışveriş yaparken hangi kurallara uymaları gerektiği ve sitenizin sunduğu hizmetlere ilişkin genel şartları içermelidir.
Bu sözleşme aynı zamanda kullanıcıların gizlilik politikanızı kabul etmelerini içerebilir ve taraflar arasındaki sorumlulukları net bir şekilde tanımlar.
Üyelik gerektiren internet sitelerinde, üyelik işlemleri sırasında kullanıcının sitenin belirlediği kurallara uygun olarak kullanma yükümlülüğü altına girdiği sözleşmelerdir. Site sahibi “Üyelik Sözleşmesi” ile kullanıcıya aşağıdaki hususlar konusunda bir anlaşma sağlar:
- İnternet sitesinin kullanım amacı
- İnternet sitesinin kullanım şekli
- İnternet sitesinde suç oluşturan hareketler
- Site sahibinin sorumlulukları
- Kullanıcının sorumlulukları
- Üyelik bilgileri ve üyeliğin kullanım şekli
- İhtilaf veya zarar oluşması halinde yapılacaklar
3. Gizlilik Politikası (Privacy Policy)
Gizlilik politikası, müşterilerinizin kişisel bilgilerinin nasıl toplandığını, kullanıldığını, paylaşıldığını ve korunduğunu açıklayan bir belgedir. Kişisel veri koruma yasalarına uygun olmalı ve müşterilere bu konuda güvende olduklarına dair güven vermelidir.
Bu belge, çerez kullanımını, müşteri hesaplarındaki bilgileri, ödeme bilgilerini ve diğer kişisel veri türlerini ele almalıdır.
4. Mesafeli Satış Sözleşmesi
Mesafeli Satış sözleşmesi, müşterilerle gerçekleştirilen her satış işlemine ilişkin detayları içermelidir. Fiyatlandırma, ödeme koşulları, iade ve değişim politikaları gibi konular bu sözleşmede açıkça belirtilmelidir. Ayrıca, ürünlerin teslimat süreçleri ve müşteri hakları gibi önemli unsurlar da bu sözleşmede yer almalıdır.
5. İade ve Değişim Politikası
Müşterilere açık ve adil bir iade ve değişim politikası sunmak, güvenilir bir e-ticaret işletmesi olmanın önemli bir parçasıdır. Bu politika, müşterilere ürün iade ve değişim süreçlerinde nasıl hareket etmeleri gerektiği konusunda net bilgi sağlamalıdır.
6. Tüketici Hakları Bildirimi
Tüketici hakları bildirimi, müşterilere, onların hakları ve korumaları hakkında bilgi veren bir belgedir. İade hakkı, garanti koşulları ve diğer tüketici hakları bu bildirimde detaylı olarak açıklanmalıdır.
E-ticaret işletmeleri, bu sözleşmeleri mümkün olan en şeffaf ve anlaşılır şekilde sunmalıdır. Ayrıca, zaman içinde değişikliklere uyum sağlamak için bu belgeleri düzenli olarak güncellemek de önemlidir. Bu sözleşmelerin eksiksiz ve güncel olması, hem işletmenin hem de müşterilerin memnuniyetini artırabilir ve hukuki sorunların önüne geçebilir.
7. Ticari Elektronik İleti İzinleri
Ticari Elektronik İleti İzinleri, firmaların müşterilere çeşitli elektronik iletişim kanalları aracılığıyla reklam, promosyon veya bilgilendirme mesajları göndermeleri için gerekli olan izinleri ifade eder. Bu iletiler genellikle e-posta, SMS, telefon aramaları, faks veya benzeri diğer elektronik iletişim araçlarıyla gönderilen ticari içerikli mesajları kapsar.
Ticari elektronik ileti izinleri, tüketicilerin gizlilik haklarını korumayı amaçlar ve istenmeyen iletilerden kaçınmak için bir kontrol mekanizması sağlar. İşletmeler, bu izinlere uyum sağlamak ve yasal gerekliliklere uygun olarak müşteri ilişkilerini yönetmek için çeşitli politika ve prosedürleri uygularlar. Bu sayede, tüketicilerin güvenini kazanmak ve etkili bir pazarlama iletişimi sürdürmek mümkün olabilir.
E-ticaret faaliyetlerine yönelik yükümlülükler, 01/05/2015 tarihinde yürürlüğe giren 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun tarafından belirlenmiştir. Bu kanunun beraberinde getirdiği yönetmeliklerden biri olan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik, hizmet sağlayıcıları ve aracı hizmet sağlayıcıları için sipariş, sözleşme ve bilgilendirme süreçleri ile ticari iletişim konularında tüketicilerden alınması gereken onayları düzenlemektedir. Ayrıca, bu yönetmelik, 15/07/2015 tarihinde yürürlüğe girmiştir ve izinli pazarlama yönetmeliği olarak da bilinir.
Yönetmelik, tüketicilere yönelik ticari amaçlı iletilerin, kısa mesaj, e-posta ve telefon aramalarının gönderilmesi için belirli usul ve esasları belirler. 04/01/2020 tarihinde yapılan bir değişiklikle birlikte, İYS (İleti Yönetim Sistemi) sistemi de düzenlenmiştir. Kanunun 6. Maddesi, ticari elektronik iletilerin gönderilebilmesi için alıcının önceden onay alınmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, tarafların kullanıcılardan önceden onay almadan ticari elektronik ileti göndermesi yasaktır.
Hizmet sağlayıcılar, mal ve hizmetlerini pazarlamak, işletmelerini tanıtmak veya özel günleri kutlamak amacıyla alıcılara promosyon, kampanya, indirim veya hediye içerikli iletiler gönderebilir. Ancak, bu tür iletileri gönderebilmek için alıcılardan önceden onay alınmalıdır. Bu onay, Ticari Elektronik İleti İzin Formu aracılığıyla sağlanabilir. İzinsiz ileti gönderimi durumunda, kullanıcılar şikayette bulunabilirler. Şikayet, E-Devlet üzerinden ‘Ticaret Bakanlığı Ticari Elektronik İleti Şikayet Sistemi’ aracılığıyla veya yazılı olarak bulundukları il ticaret müdürlüğüne iletilmelidir. Şikayet hakkı, ticari elektronik iletinin gönderildiği tarihten itibaren üç ay içinde kullanılmalıdır. İzinsiz ileti gönderen hizmet sağlayıcılara, şikayet sonrasında idari para cezaları uygulanmaktadır.
8. Web Sitesi Kullanım Koşulları
Site kullanıcılarının siteyi nasıl kullanabileceğini ve hangi kurallara uymaları gerektiğini belirten bir metindir. Kullanıcıların sorumluluklarını ve haklarını düzenler ve site sahiplerine yasal koruma sağlar.
9. KVKK Aydınlatma Metni
Elektronik ticaret sitelerinde bulunan önemli hukuki belgelerden biri, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında yer alan aydınlatma metnidir. KVKK’nın temel amacı, kişisel verilerin işlenmesinde özellikle özel hayatın gizliliği olmak üzere bireylerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerin bu konuda uymaları gereken usul ve esasları düzenlemektir.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi ile birlikte, veri sorumlularına kişisel verilerini işledikleri ilgili kişilere aydınlatma yükümlülüğü getirilmiştir. Bu yükümlülük, veri sorumluları için bir yükümlülük olmanın yanı sıra işlenen kişisel verilere sahip gerçek kişiler için bir hak olarak tanımlanmıştır. Aydınlatma yükümlülüğü, kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde işlenmesinin önemli bir şartıdır ve sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi çeşitli fiziksel veya elektronik ortamlar kullanılarak yerine getirilebilir.
Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilip getirilmediğini kanıtlamak, bu sorumluluğu taşıyan veri sorumlusuna düşmektedir. Aynı zamanda, veri sorumlusu kişisel verileri, KVKK kapsamında ve aydınlatma metninde belirtilen şekilde toplandıktan sonra amacına aykırı bir şekilde işlenmez ve yasal olarak muhafaza etme zorunluluğu bulunmaktadır. Veri sorumlusu, bu bilgileri resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silme veya yok etme yükümlülüğüne sahiptir.
